Afspraken • Klinieken
Afspraken in de kliniek: hoe het personeel de agenda bijhoudt en wat niet-verschijningen verlaagt
In een kliniek beheert het personeel de afspraken in een gedeelde agenda: de receptie noteert de consultatie, en de patiënt boekt zichzelf niet in het systeem. Hieronder ziet u hoe de agenda is ingericht en wat het aantal niet-verschijningen concreet verlaagt, zonder beloften over functies die het product niet heeft.
Hoe het werkt (kort antwoord)
- De patiënt belt of komt langs bij de receptie en vraagt om een vrij tijdstip.
- De receptie controleert de agenda, kiest een tijdslot en noteert de gegevens van de patiënt.
- Het tijdslot verschijnt meteen als bezet in de agenda van het personeel, zodat er geen dubbele boeking ontstaat.
- Het personeel belt de patiënt vóór de consultatie vanaf de herinneringslijst, om niet-verschijningen te verminderen.
Wat niet-verschijningen (no-shows) verlaagt
- Herinneringsbelletje 24 uur en 2 uur vóór de afspraak, gedaan door het personeel.
- Bevestiging en herplanning gebeuren telefonisch via de receptie en worden in de agenda genoteerd.
- Een wachtlijst die handmatig wordt bijgehouden: de receptie belt de wachtende patiënt zodra een tijdslot vrijkomt.
- Het annuleringsbeleid is duidelijk zichtbaar op het moment van boeken.
Tabel: telefonische receptie versus elektronische agenda
Afspraak via de receptie versus elektronische agenda
| Criterium | Telefonisch | Online |
|---|---|---|
| Beschikbaarheid | Alleen tijdens de openingstijden van de receptie | De agenda is altijd in te zien, het boeken doet het personeel |
| Herinneringslijst | Handmatig, als de receptie tijd heeft | Handmatige herinneringslijst op basis van een patiëntenlijst |
| Agendafouten | Risico op dubbele boeking | Tijdslot direct als bezet zichtbaar in de agenda |
Illustratief voorbeeld
Illustratief voorbeeld, geen gemeten resultaat: een tandartspraktijk met 30 consulten per dag zou 4 à 5 afspraken kunnen verliezen door niet-verschijningen. Met herinneringsbelletjes die het personeel 24 en 2 uur vooraf doet, zou dat cijfer kunnen dalen. De cijfers zijn illustratief.
Hoe 4clinics u helpt
- Agenda van het personeel, met tijdsloten per arts, dienst en behandelkamer.
- De herinneringslijst, door het personeel bijgehouden, voor herinneringsbelletjes.
- Gedeelde kalender, gekoppeld aan het patiëntendossier.