Niet-verschijningen • Herinneringen
Hoe u niet-verschijningen van patiënten (no-shows) verlaagt met een handmatige herinneringslijst
Niet-verschijningen (no-shows) laten lege tijdsloten achter, kosten omzet en brengen de dag van de arts in de war. Veel daarvan verminderen met telefonische herinneringen op tijd en een herinneringslijst die goed wordt bijgehouden. Hieronder ziet u stap voor stap hoe u niet-verschijningen van patiënten verlaagt.
De stappen (kort antwoord)
- Bevestig de afspraak telefonisch, meteen nadat ze in de agenda is genoteerd.
- Plan in de herinneringslijst twee herinneringsbelletjes: één 24 uur vooraf en één 2 uur vooraf.
- Noteer in de agenda wat de patiënt heeft geantwoord: bevestigd, verplaatst of geannuleerd.
- Houd een wachtlijst bij en bel patiënten zodra een tijdslot vrijkomt.
- Toon het annuleringsbeleid duidelijk, al bij het maken van de afspraak.
Waarom herinneringen werken
- Veel patiënten komen niet opdagen simpelweg omdat ze het tijdstip vergeten.
- Een belletje een dag vooraf geeft de patiënt tijd om zijn of haar planning aan te passen.
- Een tijdige, genoteerde wijziging van het tijdstip maakt van een niet-verschijning een verplaatste afspraak.
- De wachtlijst benut het vrijgekomen tijdslot meteen.
Tabel: herinneringsregel en het effect ervan
Herinneringsregels en wat ze verminderen
| Regel | Effect op niet-verschijningen |
|---|---|
| Bevestiging bij het boeken | Legt het tijdstip vast in het hoofd van de patiënt |
| Herinnering 24 uur vooraf | Laat tijd om te verplaatsen |
| Herinnering 2 uur vooraf | Vangt patiënten op die het zijn vergeten |
| Wachtlijst | Vult het vrijgekomen tijdslot |
Veelgemaakte fouten
- U stuurt maar één herinnering, te ruim van tevoren.
- De herinnering levert geen antwoord op dat in de agenda wordt genoteerd.
- U meet het percentage niet-verschijningen niet, dus u weet niet of de regel werkt.
Hoe 4clinics u helpt
- Herinneringslijst, door het personeel handmatig bijgehouden, met herinneringsbelletjes op 24 uur en op 2 uur.
- Het antwoord van de patiënt (bevestigd, verplaatst of geannuleerd) wordt direct in de agenda genoteerd.
- Een wachtlijst die handmatig wordt bijgehouden, en statistieken over de activiteit van de kliniek.