No-show • Rappel

Comment réduire les absences des patients (no-show) grâce au rappel manuel

Les absences (no-show) laissent des créneaux vides, font perdre du chiffre d’affaires et désorganisent la journée du médecin. Beaucoup se réduisent grâce à des rappels téléphoniques passés à temps et à une liste de rappel tenue à jour. Ci-dessous, vous voyez comment réduire les absences des patients, étape par étape.

Les étapes (réponse courte)

Confirmez le rendez-vous par téléphone dès qu’il est noté dans l’agenda.
Programmez dans la liste de rappel deux appels : 24 heures et 2 heures avant.
Notez dans l’agenda la réponse du patient : confirmé, reprogrammé ou annulé.
Tenez une liste d’attente et appelez les patients lorsqu’un créneau se libère.
Affichez clairement la politique d’annulation dès la prise de rendez-vous.

Pourquoi les rappels fonctionnent

Beaucoup de patients ne viennent pas simplement parce qu’ils oublient l’heure.
Un appel 2 heures avant touche le patient alors qu’il peut encore venir.
La reprogrammation à temps transforme une absence en créneau déplacé.
La liste d’attente permet d’utiliser immédiatement le créneau libéré.

Tableau : règle de rappel et son effet

Règles de rappel et ce qu’elles réduisent

Règle	Effet sur les absences
Confirmation à la réservation	Fixe l’heure dans l’esprit du patient
Rappel 24 heures avant	Laisse le temps de reprogrammer
Rappel 2 heures avant	Rattrape les patients qui ont oublié
Liste d’attente	Remplit le créneau libéré

Erreurs fréquentes

Ne faire qu’un seul rappel, trop en amont.
Le rappel ne permet pas de noter une réponse dans l’agenda.
Ne pas mesurer le taux d’absence, donc ne pas savoir si la règle fonctionne.

Comment 4clinics vous aide

La liste de rappel, tenue manuellement par le personnel, avec des appels de rappel à 24 heures et à 2 heures.
La réponse du patient (confirmé, reprogrammé ou annulé) est notée directement dans l’agenda.
Liste d’attente tenue manuellement et statistiques d’activité de la clinique.

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