Rendez-vous • Cliniques
Rendez-vous en clinique : comment le personnel tient l’agenda et ce qui réduit les absences
Dans une clinique, les rendez-vous sont gérés par le personnel dans un agenda commun : l’accueil enregistre la consultation, et le patient ne réserve pas lui-même dans le système. Ci-dessous, vous voyez comment l’agenda est organisé et ce qui réduit concrètement les absences, sans promesses sur des fonctions que le produit n’a pas.
Fonctionnement (réponse courte)
- Le patient appelle ou se présente à l’accueil et demande un créneau libre.
- L’accueil vérifie l’agenda, choisit un créneau et enregistre les coordonnées du patient.
- Le créneau apparaît immédiatement comme occupé dans l’agenda du personnel, pour éviter le double rendez-vous.
- Le personnel appelle le patient avant la consultation, depuis la liste de rappel, pour réduire les absences.
Ce qui réduit les absences (no-show)
- Appel de rappel 24 heures et 2 heures avant, passé par le personnel.
- La confirmation et la reprogrammation se font par téléphone avec l’accueil et sont notées dans l’agenda.
- Liste d’attente tenue manuellement : l’accueil appelle le patient qui attend lorsqu’un créneau se libère.
- Politique d’annulation affichée clairement lors de la prise de rendez-vous.
Tableau : accueil téléphonique ou agenda électronique
Prise de rendez-vous par l’accueil ou agenda électronique
| Critère | Par téléphone | En ligne |
|---|---|---|
| Disponibilité | Seulement pendant les heures d’accueil | L’agenda se consulte à tout moment, la réservation est faite par le personnel |
| Rappel | Manuel, si l’accueil a le temps | Rappel manuel, à partir d’une liste de patients |
| Erreurs d’agenda | Risque de double réservation | Créneau affiché immédiatement comme occupé dans l’agenda |
Exemple illustratif
Exemple illustratif, pas un résultat mesuré : un cabinet dentaire avec 30 consultations par jour pourrait perdre 4 à 5 consultations à cause des absences. Avec des appels de rappel passés par le personnel 24 et 2 heures avant, ce chiffre pourrait baisser. Les chiffres sont illustratifs.
Comment 4clinics vous aide
- L’agenda du personnel, avec des créneaux par médecin, prestation et cabinet.
- La liste de rappel, tenue manuellement par le personnel, pour les appels de rappel.
- Un calendrier partagé, lié à la fiche du patient.