Datenschutzerklärung

1. Wer für deine Daten verantwortlich ist

Verantwortlicher ist Special Software Development SRL, Steuernummer 39594308, eingetragen im Handelsregister unter der Nr. J40/9725/2018, mit Sitz in Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Postanschrift: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Bei Fragen oder Anliegen zu personenbezogenen Daten schreibe an [email protected]. Der Verantwortliche hat derzeit keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) benannt; Anfragen werden unter derselben Adresse bearbeitet.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten nur die Daten, die wir für die nachstehenden Zwecke benötigen:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Anschrift, Passwort (nur als Hash gespeichert) und Kontoeinstellungen;
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: Rechnungsangaben, Abonnement- und Zahlungshistorie. Kartendaten gibst du direkt beim Zahlungsdienstleister ein; wir speichern sie nicht;
• Nutzungs- und technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, besuchte Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Authentifizierungs- und Sicherheitsprotokolle;
• Kommunikation: Nachrichten über das Kontaktformular, den Chat, Support-Tickets und Unterhaltungen mit dem virtuellen Assistenten;
• Marketingdaten: Newsletter-Anmeldung, Kommunikationspräferenzen, Empfehlungsquelle (Partnerprogramm) und erteilte Einwilligungen;
• Daten aus öffentlichen Quellen über Unternehmen und deren Ansprechpartner, die für die B2B-Akquise verwendet werden (siehe Abschnitt 9).

3. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage wir Daten verarbeiten

• Bereitstellung des Dienstes, Einrichtung und Verwaltung deines Kontos, technischer Support — Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
• Rechnungsstellung, Buchführung, steuerliche Pflichten und Antworten an Behörden — rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO);
• Sicherheit des Dienstes, Betrugs- und Missbrauchsprävention, Zugriffsprotokolle — berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO);
• Newsletter, kommerzielle Kommunikation an Privatpersonen, Cookies sowie Analyse- und Werbetechnologien — Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit widerrufen kannst;
• kommerzielle Kommunikation an Unternehmen und B2B-Akquise, Produktverbesserung — berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), vorbehaltlich deines Widerspruchsrechts;
• Verteidigung von Rechtsansprüchen — berechtigtes Interesse.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies (Sprache, Markt, Sitzung, beim Checkout gewählter Tarif), für die keine Einwilligung erforderlich ist. Präferenz-, Analyse- und Marketing-Cookies werden erst aktiviert, nachdem du im Cookie-Banner eingewilligt hast. Deine Auswahl kannst du jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Seite ändern oder widerrufen. Die vollständige Liste mit Namen, Zweck und Dauer findest du in der Cookie-Richtlinie.

5. An wen wir Daten weitergeben (Empfänger)

Auf die Daten greifen nur Mitarbeitende zu, die sie benötigen, sowie Dienstleister, die sie in unserem Auftrag auf vertraglicher Grundlage verarbeiten (Auftragsverarbeiter). Kategorien von Dienstleistern:

• Hosting und Infrastruktur: Hetzner (Europäische Union); Auslieferungsnetzwerk und Schutz: Cloudflare;
• Zahlungsabwicklung: Stripe, Netopia;
• transaktionale E-Mails, SMS und Benachrichtigungen: E-Mail- und SMS-Anbieter;
• Analyse und Werbung (nur mit deiner Einwilligung): Google, Meta, OpenAI;
• Funktionen mit künstlicher Intelligenz: Anbieter von Modellen (zum Beispiel Anthropic, OpenAI) — siehe Abschnitt 11;
• Online-Meetings in der Terminbuchungsanwendung: Daily.co oder Jitsi;
• Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben (zum Beispiel die Steuerbehörde bei der elektronischen Rechnungsstellung).
• Die aktuelle Liste der Dienstleister und ihrer Rolle senden wir dir auf Anfrage an [email protected] zu.

6. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige Dienstleister (zum Beispiel Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) können Daten außerhalb des EWR verarbeiten, insbesondere in den Vereinigten Staaten. Wir übermitteln Daten nur auf der Grundlage der in der DSGVO vorgesehenen Garantien: eines Angemessenheitsbeschlusses (einschließlich des EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Eine Kopie der geltenden Garantien kannst du unter [email protected] anfordern.

7. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist:

• Kontodaten: solange das Konto aktiv ist und bis zu 30 Tage nach Löschung des Kontos oder Beendigung des Abonnements;
• Rechnungen und Buchführungsunterlagen: 10 Jahre, wie es das Buchführungsrecht vorschreibt;
• Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle (einschließlich IP-Adressen): bis zu 90 Tage; Authentifizierungsprotokolle: bis zu 12 Monate;
• Unterhaltungen mit dem virtuellen Assistenten und Chat-Unterhaltungen: bis zu 6 Monate;
• Kontaktnachrichten und Support-Tickets: bis zu 24 Monate nach Abschluss;
• Newsletter und Einwilligungen: bis zum Widerruf der Einwilligung, der Nachweis der Einwilligung für die Dauer der Verjährungsfrist;
• B2B-Akquisedaten: bis zu 12 Monate ohne Antwort oder bis zu deinem Widerspruch;
• verschlüsselte Sicherungskopien werden spätestens innerhalb von 12 Monaten überschrieben.

8. Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht auf: Auskunft über deine Daten; Berichtigung; Löschung („Recht auf Vergessenwerden“); Einschränkung der Verarbeitung; Datenübertragbarkeit; Widerspruch gegen die auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung und gegen Direktwerbung; Widerruf der Einwilligung, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird; sowie darauf, keiner ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden. Richte deine Anfrage an [email protected]; wir antworten innerhalb eines Monats (bei komplexen Anfragen um bis zu zwei weitere Monate verlängerbar, worüber wir dich informieren). Profildaten und Einwilligungen kannst du in deinem Kundenbereich bearbeiten. Zum Schutz deiner Daten können wir einen Identitätsnachweis verlangen.

9. B2B-Akquise und Daten aus öffentlichen Quellen

Um Unternehmen zu kontaktieren, die sich für unsere Dienste interessieren könnten, nutzen wir Daten aus öffentlichen Quellen über Unternehmen und deren Ansprechpartner (zum Beispiel Handelsregister, Steuerbehörde, öffentliche Verzeichnisse, Online-Karten): Firmenname, Steuernummer, Anschrift, Geschäftsführer bzw. Verwalter, berufliche Kontaktdaten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse; wir haben es schriftlich geprüft (Interessenabwägung) und kontaktieren keine Personen, die widersprochen haben.

Wenn du auf diesem Weg eine Nachricht von uns erhältst, teilt dir die erste Nachricht mit, wer wir sind, aus welcher Quelle wir deine Daten haben und wie du die Löschung verlangen oder widersprechen kannst. Du kannst jederzeit unter [email protected] oder über den Link in der Nachricht widersprechen; wir nehmen deine Adresse in eine Sperrliste auf, die wir beachten.

10. Daten, die unsere Kunden in die Anwendungen eingeben

Wenn du ein Produkt des Ökosystems für dein eigenes Geschäft nutzt (zum Beispiel CRM, Personalwesen, Rechnungsstellung, Terminbuchung, Kliniken, Praxen), werden die Daten der Personen, die du in die Anwendung einträgst (deine Kunden, Beschäftigten, Patienten, Schüler), von dir als Verantwortlichem verarbeitet. Wir handeln als Auftragsverarbeiter, ausschließlich auf deine Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Wenn deine Daten von einem unserer Kunden eingegeben wurden, wende dich bitte zunächst an diesen Kunden.

11. Funktionen mit künstlicher Intelligenz

Einige Funktionen (zum Beispiel der virtuelle Assistent, Vorschläge oder Zusammenfassungen) übermitteln deinen Text an Anbieter von KI-Modellen, die die Daten nur verarbeiten, um uns das Ergebnis zurückzuliefern. Soweit der Vertrag oder die Einstellungen des Anbieters dies zulassen, gestatten wir ihm nicht, deine Inhalte zum Training von Modellen zu verwenden, und wir treffen gegenüber dir keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung ausschließlich auf automatisierter Grundlage. Gib in diese Funktionen keine Daten ein, die nicht erforderlich sind, insbesondere keine sensiblen Daten.

12. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen: verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), Passwort-Hashing, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Zugriffsprotokolle, Verschlüsselung sensibler Felder, wo erforderlich, verschlüsselte Sicherungen und Trennung der Umgebungen. Tritt eine dich betreffende Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ein, benachrichtigen wir die Aufsichtsbehörde und, soweit gesetzlich vorgeschrieben, dich, und zwar innerhalb der gesetzlichen Fristen.

13. Minderjährige

Der Dienst richtet sich an voll geschäftsfähige Personen und nicht an Kinder unter 16 Jahren. Daten von Schülern oder Kindern in Bildungsanwendungen werden von der Schule oder den Eltern als Verantwortlichen eingegeben.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wenn sich die Erklärung wesentlich ändert, aktualisieren wir das Datum des Inkrafttretens und, falls die Änderung dich erheblich betrifft, informieren wir dich per E-Mail oder im Dienst.

15. Kontakt und Beschwerden

Für Fragen oder Anliegen: [email protected] oder per Post an Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Du hast das Recht, Beschwerde bei der rumänischen Nationalen Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bukarest, www.dataprotection.ro, oder bei der Aufsichtsbehörde deines EU-Wohnsitzlandes einzulegen.