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Appuntamenti in clinica: come funziona l'agenda e cosa riduce le mancate presentazioni
In una clinica gli appuntamenti sono gestiti dal personale in un'agenda comune: la reception registra la consultazione e il paziente non si prenota da solo nel sistema. Di seguito troverà come si organizza l'agenda e cosa riduce concretamente le mancate presentazioni, senza promesse su funzioni che il prodotto non offre.
Come funziona (risposta breve)
- Il paziente telefona o si presenta alla reception e chiede un orario libero.
- La reception verifica l'agenda, sceglie uno slot e registra i dati del paziente.
- Lo slot compare subito come occupato nell'agenda del personale, così non ci sono doppie prenotazioni.
- Il personale chiama il paziente prima della consultazione, dalla lista di richiamo, per ridurre le mancate presentazioni.
Cosa riduce le mancate presentazioni (no-show)
- Chiamata di promemoria a 24 ore e a 2 ore dall'appuntamento, effettuata dal personale.
- Conferma e riprogrammazione per telefono, con la reception, annotate in agenda.
- Lista d'attesa tenuta manualmente: la reception chiama il paziente in attesa quando si libera uno slot.
- Politica di annullamento indicata chiaramente al momento della prenotazione.
Tabella: prenotazione telefonica e agenda elettronica
Prenotazione tramite reception e agenda elettronica
| Criterio | Per telefono | Online |
|---|---|---|
| Disponibilità | Solo durante l'orario della reception | L'agenda si consulta in qualsiasi momento, la prenotazione la effettua il personale |
| Richiamo | Manuale, se la reception ha tempo | Richiamo manuale, da un elenco di pazienti |
| Errori di calendario | Rischio di doppia prenotazione | Slot visibile subito come occupato in agenda |
Esempio illustrativo
Esempio illustrativo, non un risultato misurato: uno studio odontoiatrico con 30 consultazioni al giorno potrebbe perderne 4–5 per mancate presentazioni. Con chiamate di promemoria effettuate dal personale 24 e 2 ore prima, la cifra potrebbe diminuire. Le cifre sono illustrative.
Come La aiuta 4clinics
- Agenda del personale, con slot per medico, servizio e studio.
- Lista di richiamo, gestita manualmente dal personale, per le chiamate di promemoria.
- Calendario condiviso, collegato alla scheda del paziente.