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Citas en la clínica: cómo gestiona el personal la agenda y qué reduce las ausencias
En una clínica, las citas las gestiona el personal en una agenda común: la recepción registra la consulta y el paciente no reserva por sí mismo en el sistema. A continuación verá cómo se organiza la agenda y qué reduce, en concreto, las ausencias, sin promesas sobre funciones que el producto no tiene.
Cómo funciona (respuesta breve)
- El paciente llama o acude a recepción y pide una hora libre.
- La recepción revisa la agenda, elige un hueco y anota los datos del paciente.
- La cita aparece al instante como ocupada en la agenda del personal, para evitar dobles reservas.
- El personal llama al paciente antes de la consulta, desde la lista de revisiones, para reducir las ausencias.
Qué reduce las ausencias (no-show)
- Llamada de recordatorio 24 horas y 2 horas antes, hecha por el personal.
- La confirmación y la reprogramación se hacen por teléfono con la recepción y se anotan en la agenda.
- Lista de espera llevada a mano: la recepción llama al paciente que espera cuando se libera un hueco.
- Política de cancelación mostrada con claridad al reservar.
Tabla: recepción telefónica frente a agenda electrónica
Cita por recepción frente a agenda electrónica
| Criterio | Por teléfono | Online |
|---|---|---|
| Disponibilidad | Solo en el horario de recepción | La agenda se consulta en cualquier momento; la cita la hace el personal |
| Revisiones | Manuales, si la recepción tiene tiempo | Revisión manual, desde una lista de pacientes |
| Errores de calendario | Riesgo de doble reserva | Hueco visible como ocupado de inmediato en la agenda |
Ejemplo ilustrativo
Ejemplo ilustrativo, no un resultado medido: una consulta odontológica con 30 citas al día podría perder entre 4 y 5 por ausencias. Con llamadas de recordatorio hechas por el personal 24 y 2 horas antes, esa cifra podría bajar. Las cifras son ilustrativas.
Cómo le ayuda 4clinics
- Agenda del personal, con huecos por médico, servicio y consulta.
- Lista de revisiones, llevada a mano por el personal, para las llamadas de recordatorio.
- Calendario compartido, vinculado a la ficha del paciente.