Aftaler • Klinikker
Aftaler i klinikken: sådan planlægger du, og hvad der reducerer udeblivelser
Aftalebogen i klinikken styres af personalet: receptionen eller lægen finder en ledig tid i kalenderen og booker den. Det gør det muligt at undgå dobbeltbooking og holde kalenderen opdateret. Nedenfor ser du, hvordan planlægning i en klinik fungerer, og hvad der konkret reducerer udeblivelser.
Sådan fungerer det (kort svar)
- Receptionen eller lægen åbner personalets kalender og ser de ledige tider pr. læge og behandling.
- Aftalen oprettes med patientens oplysninger og vises med det samme i kalenderen.
- Tiden optages i kalenderen med det samme, så den ikke kan dobbeltbookes.
- Klinikken følger op: personalet ringer til patienter, der ikke er dukket op, og bruger opfølgningslisten.
Hvad der reducerer udeblivelser
- En fast kontakt til patienten 24 timer før og 2 timer før konsultationen, som personalet selv gennemfører.
- Bekræftelse og flytning af aftalen i én samtale, så patienten ikke skal ringe to gange.
- En venteliste, som personalet bruger til at udfylde en ledig tid.
- Afbestillingsregler, der er tydelige, allerede når aftalen oprettes.
Tabel: telefon vs. booking i systemet
Telefonbooking vs. booking i systemet
| Kriterium | Pr. telefon | I systemet |
|---|---|---|
| Tilgængelighed | Kun inden for receptionens åbningstid | Kalenderen deles af hele personalet |
| Opfølgning | Manuel, hvis receptionen har tid | Liste i systemet, som personalet arbejder ud fra |
| Kalenderfejl | Risiko for dobbeltbooking | Tiden optages med det samme |
Eksempel
Eksempel (illustrativt, ikke et målt resultat): en tandlægepraksis med 30 konsultationer om dagen mistede 4–5 til udeblivelser. Da personalet begyndte at ringe op 24 timer og 2 timer før hver konsultation, faldt udeblivelserne til 1–2 om dagen.
Sådan hjælper 4clinics
- Personalets kalender med tider pr. læge, behandling og behandlerrum.
- Opfølgningslister i systemet, som personalet selv arbejder ud fra.
- Agenda og den elektroniske patientjournal i samme system.