Gizlilik Politikası

1. Verilerinizin veri sorumlusu kimdir

Veri sorumlusu: Special Software Development SRL, vergi kimlik no: 39594308, Ticaret Sicili no: J40/9725/2018, kayıtlı merkez adresi: Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Posta adresi: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Kişisel verilerle ilgili her türlü soru veya talebiniz için şu adrese yazabilirsiniz: [email protected]. Veri sorumlusu şu an için bir veri koruma görevlisi (DPO) atamamıştır; talepler aynı adresten ele alınır.

2. Hangi verileri işliyoruz

Yalnızca aşağıdaki amaçlar için gerekli olan verileri işleriz:

• hesap verileri: ad, e-posta adresi, telefon, şirket, adres, parola (yalnızca karma değeri olarak saklanır) ve hesap ayarları;
• fatura ve ödeme verileri: fatura bilgileri, abonelik ve ödeme geçmişi. Kart bilgileri doğrudan ödeme hizmeti sağlayıcısına girilir ve tarafımızca saklanmaz;
• kullanım ve teknik veriler: IP adresi, tarayıcı ve cihaz türü, ziyaret edilen sayfalar, erişim tarihi ve saati, kimlik doğrulama ve güvenlik kayıtları;
• iletişim: iletişim formu, sohbet, destek talepleri ve sanal asistanla yapılan görüşmeler aracılığıyla gönderilen mesajlar;
• pazarlama verileri: bülten aboneliği, iletişim tercihleri, yönlendirme kaynağı (ortaklık programı) ve verilen rızalar;
• şirketler ve irtibat kişileri hakkında, B2B potansiyel müşteri araştırmasında kullanılan kamuya açık kaynaklardan alınan veriler (bkz. bölüm 9).

3. Verileri neden ve hangi hukuki dayanakla işliyoruz

• Hizmetin sunulması, hesabınızın oluşturulması ve yönetilmesi, teknik destek — sözleşmenin ifası (GDPR m. 6/1(b));
• fatura düzenleme, muhasebe, vergi yükümlülükleri ve makamlara yanıt verme — hukuki yükümlülük (m. 6/1(c));
• Hizmetin güvenliği, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi, erişim kayıtları — meşru menfaat (m. 6/1(f));
• bülten, gerçek kişilere yönelik ticari iletişim, çerezler ile analitik ve reklam teknolojileri — dilediğiniz zaman geri çekebileceğiniz açık rıza (m. 6/1(a));
• şirketlere yönelik ticari iletişim ve B2B potansiyel müşteri araştırması, ürünün geliştirilmesi — itiraz hakkınız saklı kalmak üzere meşru menfaat (m. 6/1(f));
• hukuki taleplerin savunulması — meşru menfaat.

4. Çerezler ve benzer teknolojiler

Rıza gerektirmeyen, kesinlikle gerekli çerezler kullanırız (dil, pazar, oturum, ödeme sırasında seçilen plan). Tercih, analitik ve pazarlama çerezleri yalnızca çerez bannerında rıza vermenizden sonra etkinleştirilir. Tercihinizi sayfa altbilgisindeki "Çerez ayarları" bağlantısından dilediğiniz zaman değiştirebilir veya geri çekebilirsiniz. Adları, amaçları ve süreleriyle birlikte tam liste Çerez Politikası'nda yer almaktadır.

5. Verileri kimlerle paylaşıyoruz (alıcılar)

Verilere yalnızca ihtiyacı olan personel ve bizim adımıza sözleşme kapsamında veri işleyen hizmet sağlayıcılar (veri işleyenler) erişir. Hizmet sağlayıcı kategorileri:

• barındırma ve altyapı: Hetzner (Avrupa Birliği); içerik dağıtım ağı ve koruma: Cloudflare;
• ödeme işleme: Stripe, Netopia;
• işlemsel e-posta, SMS ve bildirimler: e-posta ve SMS hizmet sağlayıcıları;
• analitik ve reklam (yalnızca rızanızla): Google, Meta, OpenAI;
• yapay zekâ özellikleri: model sağlayıcıları (örneğin Anthropic, OpenAI) — bkz. bölüm 11;
• randevu uygulamasındaki çevrimiçi görüşmeler: Daily.co veya Jitsi;
• yasalarca gerekli olduğunda kamu kurumları (örneğin elektronik fatura için vergi dairesi).
• Hizmet sağlayıcıların güncel listesini ve rollerini talep üzerine [email protected] adresinden size iletebiliriz.

6. Avrupa Ekonomik Alanı dışına aktarımlar

Bazı hizmet sağlayıcılar (örneğin Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) verileri AEA dışında, özellikle Amerika Birleşik Devletleri'nde işleyebilir. Verileri yalnızca GDPR'ın öngördüğü güvencelere dayanarak aktarırız: yeterlilik kararı (sertifikalı sağlayıcılar için AB–ABD Veri Gizliliği Çerçevesi dâhil) veya Avrupa Komisyonu'nun standart sözleşme hükümleri. Uygulanan güvencelerin bir kopyasını [email protected] adresinden talep edebilirsiniz.

7. Verileri ne kadar süre saklıyoruz

Verileri yalnızca toplandıkları amaç için gerekli olan süre boyunca saklarız:

• hesap verileri: hesap etkin olduğu sürece ve hesabın silinmesinden veya aboneliğin sona ermesinden sonra 30 güne kadar;
• faturalar ve muhasebe kayıtları: muhasebe mevzuatının gerektirdiği şekilde 10 yıl;
• erişim ve güvenlik kayıtları (IP adresleri dâhil): 90 güne kadar; kimlik doğrulama kayıtları: 12 aya kadar;
• sanal asistan ve sohbet görüşmeleri: 6 aya kadar;
• iletişim mesajları ve destek talepleri: kapanıştan sonra 24 aya kadar;
• bülten ve rızalar: rıza geri çekilene kadar; rızanın kanıtı ise zamanaşımı süresi boyunca;
• B2B potansiyel müşteri araştırması verileri: yanıt alınmadığında 12 aya kadar veya siz itiraz edene kadar;
• şifrelenmiş yedek kopyalar en geç 12 ay içinde üzerine yazılır.

8. Haklarınız

GDPR uyarınca şu haklara sahipsiniz: verilerinize erişim; düzeltme; silme ("unutulma hakkı"); işlemenin kısıtlanması; veri taşınabilirliği; meşru menfaate dayanan işlemeye ve doğrudan pazarlamaya itiraz; daha önceki işlemelerin hukuka uygunluğunu etkilemeksizin rızayı geri çekme; ve yalnızca otomatik işlemeye dayalı bir karara tabi olmama. Talebinizi [email protected] adresine iletiniz; bir ay içinde yanıt veririz (karmaşık taleplerde size bildirmek kaydıyla iki ay daha uzatılabilir). Profil verilerinizi ve rızalarınızı hesap panelinizden düzenleyebilirsiniz. Verilerinizi korumak amacıyla kimliğinizi kanıtlamanızı isteyebiliriz.

9. B2B potansiyel müşteri araştırması ve kamuya açık kaynaklardan alınan veriler

Hizmetlerimizle ilgilenebilecek şirketlerle iletişime geçmek için şirketler ve irtibat kişileri hakkında kamuya açık kaynaklardan alınan verileri kullanırız (örneğin ticaret sicili, vergi dairesi, kamuya açık rehberler, çevrimiçi haritalar): şirket unvanı, vergi kimlik numarası, adres, yöneticiler, mesleki iletişim bilgileri. Dayanak meşru menfaatimizdir; bunu yazılı olarak değerlendirdik (denge testi) ve itiraz etmiş kişilerle iletişime geçmiyoruz.

Bu yolla bizden bir mesaj alırsanız, ilk mesajda kim olduğumuz, verilerinizi hangi kaynaktan edindiğimiz ve silinmesini nasıl talep edebileceğiniz veya itiraz edebileceğiniz belirtilir. Dilediğiniz zaman [email protected] adresinden veya mesajdaki bağlantı üzerinden itiraz edebilirsiniz; adresinizi uyduğumuz bir engelleme listesine ekleriz.

10. Müşterilerimizin uygulamalara girdiği veriler

Bir ekosistem ürününü kendi işiniz için kullandığınızda (örneğin CRM, İK, faturalama, randevu, klinik, muayenehane), uygulamaya girdiğiniz kişilerin (müşterileriniz, çalışanlarınız, hastalarınız, öğrencileriniz) verileri veri sorumlusu olarak sizin tarafınızdan işlenir. Biz yalnızca talimatlarınız doğrultusunda ve bir veri işleme sözleşmesi çerçevesinde veri işleyen olarak hareket ederiz (GDPR m. 28). Verileri müşterilerimizden biri tarafından girilmiş bir kişiyseniz, lütfen önce o müşteriyle iletişime geçiniz.

11. Yapay zekâ özellikleri

Bazı özellikler (örneğin sanal asistan, öneriler veya özetler) metninizi yapay zekâ modeli sağlayıcılarına gönderir; bu sağlayıcılar verileri yalnızca sonucu bize iletmek için işler. Sağlayıcının sözleşmesi veya ayarları izin verdiğinde, sağlayıcının içeriğinizi modelleri eğitmek için kullanmasına izin vermeyiz ve hakkınızda yalnızca otomatik yollarla hukuki sonuç doğuran kararlar almayız. Bu özelliklere gereksiz veri, özellikle hassas veri girmeyiniz.

12. Veri güvenliği

Uygun teknik ve idari tedbirler uygularız: şifreli bağlantılar (HTTPS), parola karma işlemi, role dayalı erişim kontrolü, erişim kayıtları, gerektiğinde hassas alanların şifrelenmesi, şifrelenmiş yedekler ve ortamların ayrılması. Sizi etkileyen bir kişisel veri ihlali meydana gelirse, yasal süreler içinde yetkili makamı ve yasanın gerektirdiği hâllerde sizi bilgilendiririz.

13. Reşit olmayanlar

Hizmet, tam hukuki ehliyete sahip kişilere yöneliktir ve 16 yaşın altındaki çocuklara yönelik değildir. Eğitim uygulamalarındaki öğrenci veya çocuk verileri, veri sorumlusu sıfatıyla okul veya veli tarafından girilir.

14. Bu politikadaki değişiklikler

Politika esaslı olarak değiştiğinde yürürlük tarihini güncelleriz ve değişiklik sizi önemli ölçüde etkiliyorsa e-posta ile veya Hizmet içinde bilgilendiririz.

15. İletişim ve şikâyetler

Sorularınız veya talepleriniz için: [email protected] veya posta yoluyla Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Romanya Ulusal Kişisel Verileri İşleme Denetim Otoritesi'ne (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucharest, www.dataprotection.ro adresinden veya ikamet ettiğiniz AB ülkesindeki denetim otoritesine şikâyette bulunma hakkınız vardır.